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Prozessautomatisierung für den Mittelstand

Schluss mit Abtippen, Ablegen, Weiterleiten.

Wir automatisieren die Routinearbeit in Ihrem Büro – Rechnungen, Posteingang, Dokumente, Vertrieb. Erste Ergebnisse in zwei bis vier Wochen, umgesetzt mit Ihren bestehenden Systemen.

Kostenlosen Prozess-Check anfordern ROI-Rechner ausprobieren

15 Minuten. Wir analysieren einen Ihrer Abläufe und zeigen das konkrete Einsparpotenzial. Unverbindlich.

Marc Siegle, Ihr persönlicher Ansprechpartner bei G4 Process Hub

Marc Siegle

Ihr Ansprechpartner

75 % weniger manuelle Arbeit 2–4 Wochen bis zu ersten Ergebnissen 100 % DSGVO-konform, Hosting in Deutschland

Das automatisieren wir

Ein Beispiel: der Rechnungseingang

Irgendwo in Ihrem Unternehmen öffnet jemand jeden Tag E-Mails, tippt Zahlen ab und legt PDFs in Ordner. So sieht derselbe Ablauf vorher und nachher aus.

Vorher — von Hand

Nachher — automatisiert

Finanzen & Rechnungswesen

Eingangsrechnungen automatisch erfassen, prüfen und verbuchen.

Posteingang & Dokumente

E-Mails und Dokumente klassifizieren, zuordnen und ablegen.

Marketing

Kampagnen, Content-Verteilung und Reporting automatisieren.

Vertrieb & Lead-Generierung

Leads erfassen, ins CRM pflegen und Follow-ups auslösen.

Leistungen

Von der Analyse bis zum laufenden Betrieb

Sie müssen dafür kein IT-Projekt ausrufen. Wir arbeiten uns Prozess für Prozess vor – jeder Schritt rechnet sich für sich.

Prozessanalyse & Beratung

Erst verstehen, wo die Zeit wirklich verloren geht.

Wir nehmen Ihre Abläufe vor Ort und in den Daten auf, decken Engpässe und Medienbrüche auf und priorisieren nach Aufwand und Wirkung. Am Ende wissen Sie, welche Prozesse sich zuerst lohnen und was ihre Automatisierung bringt – in Stunden und Euro.

So sieht das aus: Ein Dienstleister ließ uns seinen Posteingang eine Woche begleiten. Ergebnis: Allein die Postverteilung kostete über 50 Stunden im Monat – und war der klare erste Kandidat.

Automatisierung & Integration

Die Routinearbeit übernimmt ab jetzt ein Workflow.

Rechnungen erfassen, Post sortieren, Dokumente ablegen, Daten zwischen Systemen übertragen: Wir bauen robuste Workflows mit n8n und Power Automate und binden Ihr ERP, CRM und DMS an – ohne dass Ihr Team seine gewohnten Programme wechseln muss.

So sieht das aus: Eingangsrechnungen eines 5-Personen-Betriebs werden heute automatisch gelesen, geprüft und verbucht. Vorher 8 Minuten pro Rechnung, heute unter einer Minute Kontrollzeit.

Marketing & Vertrieb

Kein Interessent geht mehr verloren, weil niemand Zeit hatte.

Anfragen landen automatisch im CRM, Follow-ups gehen pünktlich raus, Kampagnen und Reportings laufen im Hintergrund. Ihr Vertrieb telefoniert, statt Daten zu pflegen.

So sieht das aus: Leads von Website und LinkedIn werden automatisch erfasst, qualifiziert und mit Erinnerung beim richtigen Mitarbeiter hinterlegt – Reaktionszeit statt Wiedervorlage-Stapel.

Nicht sicher, welcher Ablauf sich bei Ihnen zuerst lohnt? Genau dafür ist der Prozess-Check da.

Kostenlosen Prozess-Check anfordern

Belegt, nicht behauptet

Ergebnisse aus echten Projekten

Drei Beispiele aus unserer Arbeit – anonymisiert, aber real. Die Namen unserer Kunden nennen wir gern im Gespräch.

Posteingang

2–3 Std. täglich

→ unter 30 Min.

Manuelle Postverteilung eines Dienstleisters, automatisiert mit einem n8n-Workflow inklusive Dokumentenerkennung. Umsetzung in 3 Monaten.

Rechnungsverarbeitung

8 Min. pro Rechnung

→ unter 1 Min.

Eingangsrechnungen eines Dienstleisters mit 5 Mitarbeitern, automatisch erfasst und verbucht. Amortisation nach 4 Monaten.

Dokumentensuche

15 Min. Suche

→ unter 30 Sek.

Wachsender Dienstleister mit unstrukturierter Ablage, gelöst durch ein KI-gestütztes DMS mit automatischer Klassifizierung.

Alle Fallstudien ansehen

Häufige Fragen

Was Geschäftsführer uns zuerst fragen

Die ehrlichen Antworten auf die Fragen aus unseren Erstgesprächen. Ihre ist nicht dabei? Rufen Sie an.

Wie läuft ein typisches Projekt bei Ihnen ab?

Jedes Projekt beginnt mit einem kostenlosen Erstgespräch, in dem wir Ihre Herausforderungen und Ziele verstehen. Darauf folgt eine kompakte Analysephase von ein bis zwei Wochen. Die Umsetzung erfolgt iterativ in kleinen Schritten – erste Ergebnisse sehen Sie bereits nach zwei bis vier Wochen. Nach dem Go-Live stabilisieren wir die Lösung und übergeben sie strukturiert oder betreuen sie weiter.

Welche Technologien und Tools setzen Sie ein?

Wir sind nicht an einen Hersteller gebunden. Für Automatisierung nutzen wir n8n und Power Automate, für Dokumentenmanagement Anbieter wie DocuWare, ecoDMS oder M-Files. Angebunden wird über Schnittstellen (REST, Webhooks) oder, bei älterer Software, über RPA.

Wie lange dauert eine typische Projektimplementierung?

Die Analyse dauert ein bis zwei Wochen, erste Automatisierungen laufen nach zwei bis vier Wochen. Eine DMS-Einführung braucht zwei bis drei Monate. Wir liefern bewusst früh sichtbaren Nutzen, statt monatelang im Verborgenen zu bauen.

Wie stellen Sie Qualität und Stabilität sicher?

Bevor eine Automatisierung bei Ihnen produktiv läuft, wird sie getestet und in einer Staging-Umgebung geprüft. Im Betrieb überwachen Monitoring und Alerts jeden Workflow. Wenn etwas hakt, greift eine definierte Rückfall-Logik – und Sie erfahren es von uns, nicht von Ihren Kunden.

Wie gehen Sie mit sensiblen Daten um?

Alle Lösungen sind DSGVO-konform: verschlüsselte Übertragung, minimale Zugriffsrechte, nachvollziehbare Protokolle. Gehostet wird in EU-Rechenzentren oder auf Wunsch auf Ihren eigenen Systemen. Eine Vertraulichkeitsvereinbarung unterschreiben wir selbstverständlich.

Können Sie mit bestehenden Systemen arbeiten?

Ja, das ist der Normalfall. Moderne Systeme binden wir über Schnittstellen an, ältere Software über RPA oder direkten Datenbankzugriff. Ihr ERP oder CRM muss dafür nicht ersetzt werden.

Was kostet eine Zusammenarbeit?

Nach dem Erstgespräch erhalten Sie ein detailliertes Angebot – Festpreis für klar umrissene Vorhaben, sonst nach Aufwand mit vereinbartem Kostendach. Wir empfehlen nur Maßnahmen, die sich innerhalb weniger Monate rechnen.

Bieten Sie Support nach der Implementierung?

Ja. Sie wählen zwischen Support-Modellen mit definierten Reaktionszeiten, von der Basis-Betreuung bis zur laufenden Optimierung. Alternativ übergeben wir die Lösung sauber dokumentiert an Ihr Team.

Kontakt

Erzählen Sie uns von dem Ablauf, der Sie am meisten nervt.

Ein paar Stichworte genügen. Wir schauen uns den Prozess an und zeigen Ihnen, was er kostet und wie er automatisiert aussieht.

So läuft der Prozess-Check

  1. Sie schildern den Ablauf

    Zwei Minuten im Formular oder direkt am Telefon.

  2. 15-Minuten-Gespräch

    Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden und stellen die richtigen Fragen.

  3. Konkretes Einsparpotenzial

    Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung in Stunden und Euro – und entscheiden dann.

Oder direkt

+49 172 5197276 info@g4online.de

Kostenlos & unverbindlich · Antwort in 24 h · DSGVO-konform

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